El levantamiento de requerimientos es la etapa en la que tu agencia y el cliente escriben qué se va a construir, para quién, cómo se va a aceptar cada entrega y qué queda fuera. Se hace en siete pasos y termina en un documento que se firma como anexo del contrato.
Ese documento es la base de la cotización: sin él, cualquier precio fijo es una apuesta. Un buen levantamiento se cobra aparte, como etapa de discovery.
Para qué sirve el levantamiento de requerimientos en una agencia
En una agencia, el levantamiento cumple tres funciones a la vez:
- Cotizar. Sin alcance escrito no puedes estimar horas ni defender un precio.
- Aceptar entregas. Cada funcionalidad tiene un criterio. Si se cumple, el cliente acepta y paga.
- Frenar el scope creep. Lo que no está en el documento es un cambio, y los cambios se cotizan.
Cómo hacer un levantamiento de requerimientos paso a paso
- Define el objetivo del proyecto. Dos o tres frases: qué problema de negocio resuelve y cómo va a medir el cliente que funcionó. Por ejemplo, “reducir de tres días a uno el tiempo de alta de un proveedor”.
- Describe usuarios y flujos. Lista los tipos de usuario (administrador, vendedor, cliente final) y, para cada uno, sus flujos principales.
- Lista funcionalidades con criterios de aceptación. Cada funcionalidad lleva una condición que se pueda probar. “El vendedor exporta el reporte del mes a una hoja de cálculo en menos de 10 segundos con hasta 5,000 filas.”
- Documenta integraciones y datos. Sistemas externos, APIs, quién da los accesos y cuándo, qué datos se migran y en qué formato vienen.
- Escribe los requerimientos no funcionales. Usuarios simultáneos, tiempos de respuesta, navegadores, dispositivos, seguridad, hosting, respaldos y datos personales.
- Escribe lo que no incluye el proyecto. Una sección propia con el trabajo que el cliente podría dar por incluido. Ahí van la app móvil que nadie mencionó, la migración de datos históricos y el soporte después de la salida a producción.
- Acuerda el proceso de cambios y aceptación. Cómo pide cambios el cliente, quién los estima, cómo cambian precio y plazo, quién firma la aceptación de cada entrega y en cuántos días hábiles la revisa.
Qué preguntas hacer en las sesiones con el cliente
Las sesiones de levantamiento salen bien cuando llevas preguntas preparadas. Estas sacan lo que el cliente no dice solo:
| Tema | Pregunta |
|---|---|
| Objetivo | ¿Qué pasa en tu negocio si este sistema no existe dentro de seis meses? |
| Usuarios | ¿Quién va a usarlo todos los días y quién una vez al mes? |
| Datos | ¿De dónde salen los datos hoy y quién los mantiene? |
| Integraciones | ¿Qué sistemas tienen que hablar con este y quién administra cada uno? |
| Aceptación | ¿Quién de tu lado firma que una entrega está lista? |
| Exclusiones | ¿Qué esperas que esté incluido aunque no lo hayamos hablado? |
Cómo cobrar el levantamiento de requerimientos
En proyectos de más de un mes, vende el levantamiento como una etapa separada, con precio fijo y un entregable:
- el documento de requerimientos firmado;
- la estimación del desarrollo por módulo;
- la cotización final, con supuestos.
Un ejemplo con números. Dos personas de tu equipo, un PM y un dev senior, dedican 60 horas en total a sesiones, documento y estimación. A 45 dólares la hora de costo cargado, tu costo es de 2,700 dólares.
Si lo cotizas en 4,000 dólares y el cliente sigue con el desarrollo, puedes descontar parte de ese monto del primer pago. Cómo calcular tu costo por hora está en cuánto cobrar por desarrollar un software.
Cómo se liga el documento al contrato
El documento de requerimientos tiene que formar parte del contrato. Si no, es una referencia que cada parte interpreta a su manera.
- Fírmalo como anexo del contrato de desarrollo o del SOW.
- Haz que la cláusula de aceptación remita a los criterios del documento.
- Escribe en el contrato que los cambios se tramitan por el proceso del documento.
El contrato completo está en contrato de desarrollo de software. Revisa también qué dice sobre la propiedad del código: lo que escribas en el levantamiento sobre librerías propias y componentes reutilizados define qué conserva tu agencia, como se explica en de quién es el código.
Errores comunes en el levantamiento
- Escribir funcionalidades sin criterio de aceptación: “el sistema debe ser rápido”.
- No nombrar a quien firma la aceptación del lado del cliente.
- Dejar las integraciones para después. Ahí se esconden las semanas que nadie estimó.
- Hacer el levantamiento gratis en proyectos grandes y regalar el trabajo a la agencia que gana con un precio más bajo.