Płynność finansowa software house’u to zdolność do zapłacenia zespołowi, podatków i kosztów w terminie, niezależnie od tego, kiedy płacą klienci. Psują ją trzy rzeczy: długie terminy płatności, projekty fixed price rozliczane na końcu i bench między kontraktami. Chronią ją zapas gotówki, płatności etapowe i egzekwowanie terminów.
W Polsce termin zapłaty w umowie między firmami nie powinien przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, a po terminie należą ci się odsetki i stała rekompensata bez wezwania. Tak mówi ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1790).
Ile gotówki powinien trzymać software house?
Policz swój runway: ile miesięcy przetrwasz bez wpływów. Przykład z liczbami umownymi:
| Pozycja | Kwota miesięcznie |
|---|---|
| Faktury zespołu na B2B i wynagrodzenia | 400 000 zł |
| Biuro, narzędzia, księgowość | 40 000 zł |
| Sprzedaż i marketing | 20 000 zł |
| Razem koszty stałe | 460 000 zł |
Gotówka na koncie: 920 000 zł. Runway to 920 000 / 460 000 = 2 miesiące. Jeśli największy klient daje 40% przychodu i ma termin 60 dni, jedno opóźnienie zjada dużą część zapasu.
Jakie terminy płatności możesz zaakceptować?
Jeśli umowa podlega prawu polskiemu, ustawa daje ci kilka narzędzi. Stosuje się ją do transakcji między przedsiębiorcami, także z państw UE, EFTA i Szwajcarii (art. 2 pkt 1 i 7).
- Limit terminu. Termin w umowie nie może przekroczyć 60 dni od doręczenia faktury, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela (art. 7 ust. 2).
- Twardy limit wobec dużego klienta. Jeśli płaci duży przedsiębiorca, a ty jesteś mikro, małym albo średnim, limit jest bezwzględny (art. 7 ust. 2a). Duży przedsiębiorca składa ci oświadczenie o swoim statusie (art. 4c).
- Prawo wypowiedzenia. Jeśli termin przekracza 120 dni od doręczenia faktury i ustalono go z naruszeniem art. 7 ust. 2, możesz odstąpić od umowy albo ją wypowiedzieć (art. 7 ust. 3a).
Co ci się należy, gdy klient płaci po terminie?
Bez wezwania należą ci się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, od dnia wymagalności do dnia zapłaty (art. 7 ust. 1). Do tego stała rekompensata za koszty odzyskiwania należności (art. 10 ust. 1):
| Wartość świadczenia | Rekompensata |
|---|---|
| Do 5000 zł | 40 euro |
| Powyżej 5000 zł, poniżej 50 000 zł | 70 euro |
| Od 50 000 zł | 100 euro |
Kwotę w euro przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego wymagalność (art. 10 ust. 1a). Wyższych uzasadnionych kosztów windykacji możesz dochodzić ponad tę kwotę (art. 10 ust. 2).
Rekompensata należy się od każdej transakcji handlowej osobno (art. 10 ust. 3). Przy klientach, którzy regularnie płacą po terminie, to argument w rozmowie: dopisz ją do noty odsetkowej i pokaż, ile kosztuje ich spóźnianie się.
Jak ułożyć płatności w projekcie, żeby nie kredytować klienta?
Bez innej umowy wynagrodzenie za dzieło należy się w chwili oddania dzieła (art. 642 § 1 Kodeksu cywilnego). Przy projekcie fixed price na sześć miesięcy oznacza to pół roku finansowania zespołu z własnej kieszeni.
Lepsze układy:
- Zaliczka na start, zwykle za pierwszy etap.
- Płatności za etapy z odbiorami. Jeśli wynagrodzenie ustalono za części dzieła, a dzieło powstaje częściami, należy się po wykonaniu każdej części (art. 642 § 2 KC).
- Miesięczne rozliczenie T&M za przepracowane godziny.
- Abonament za utrzymanie, płatny z góry.
Jak bench wpływa na płynność?
Każda osoba na benchu to koszt bez przychodu. Przykład z liczbami umownymi: pięć osób na B2B po 20 000 zł miesięcznie, przez dwa miesiące bez projektu, to 200 000 zł. Przy marży 20% na reszcie zespołu odrobienie tego wymaga 1 000 000 zł przychodu.
Co możesz zrobić:
- skrócić bench przez szybszy presales i ofertę body leasingu jako pomost,
- przy B2B ustalić w umowach, jak wygląda współpraca bez zleceń,
- wykorzystać bench na porządkowanie i dokumentowanie własnego kodu, który da się licencjonować.
Skąd wziąć gotówkę, gdy zleceń jest mniej?
| Źródło | Plusy | Minusy |
|---|---|---|
| Faktoring | Pieniądze za faktury od razu | Koszt, zgoda klienta przy zakazie przelewu |
| Kredyt obrotowy | Elastyczny | Zabezpieczenia, oprocentowanie |
| Przyspieszenie płatności za rabat | Szybkie | Obniża marżę |
| Licencja na własny kod | Przychód z majątku, który już masz | Wymaga uporządkowanych praw |
Jeśli ty jesteś mikro, małym albo średnim przedsiębiorcą, a klient dużym, zakaz przelewu wierzytelności w umowie przestaje działać, gdy klient nie zapłaci w terminie (art. 9a ust. 1). To otwiera drogę do faktoringu spóźnionych faktur.
Ostatni wiersz tabeli to pieniądze, które możesz mieć w repozytoriach, choć w bilansie stoi przy nich zero.
Biblioteki, moduły i narzędzia wewnętrzne, do których firma ma prawa, możesz licencjonować innym firmom bez sprzedawania kodu. Jak to zrobić, opisujemy na stronie licencja na oprogramowanie. Ile taki kod może być wart, sprawdzisz na stronie ile jest wart kod źródłowy.