Управленческий учёт в IT-компании нужен, чтобы владелец знал три вещи: на каких проектах агентство зарабатывает, сколько на самом деле стоит час команды и хватит ли денег через три месяца. Бухгалтерия на эти вопросы не отвечает, она ведётся для налоговой.
Для агентства достаточно пяти отчётов: загрузка команды, себестоимость часа, маржа по проектам, дебиторка и платёжный календарь. Начать можно с таблицы.
Что считать в управленческом учёте агентства
| Отчёт | На какой вопрос отвечает | Как часто обновлять |
|---|---|---|
| Загрузка команды | Сколько оплачиваемых часов у каждого человека | Раз в неделю |
| Себестоимость часа | Сколько агентство тратит на один оплачиваемый час | Раз в месяц |
| Маржа по проектам | Какие проекты и клиенты приносят деньги | Раз в месяц и по закрытию проекта |
| Дебиторка | Кто сколько должен и с какого числа | Раз в неделю |
| Платёжный календарь | Хватит ли денег на ближайшие недели | Раз в неделю |
Если агентство работает через несколько компаний в разных странах, управленческий учёт сводит их в одну картину. Бухгалтерия каждой страны этого не сделает.
Как посчитать загрузку команды
Загрузка (utilization) - доля оплачиваемых часов от всех рабочих часов человека.
Загрузка = оплачиваемые часы / рабочие часы × 100%
Пример с условными цифрами: у разработчика 160 рабочих часов в месяце, клиентам выставлено 120. Загрузка 120 / 160 = 75%. Остальные 40 часов ушли на пресейл, внутренние задачи, бенч и отпуск.
- Считайте загрузку по каждому человеку отдельно, средняя по агентству скрывает бенч.
- Отдельно отмечайте неоплачиваемую работу на проектах: правки на фиксе, гарантию.
- Пресейл записывайте в отдельный внутренний проект, чтобы видеть его стоимость.
Как посчитать себестоимость часа
Себестоимость часа показывает, сколько агентство тратит на один час, который можно продать клиенту.
Себестоимость часа = (все расходы на команду + накладные расходы) / оплачиваемые часы
Пример с условными цифрами:
| Статья | Сумма в месяц |
|---|---|
| Зарплаты и выплаты подрядчикам, с налогами | 40 000 $ |
| Накладные: офис, сервисы, бухгалтерия, продажи | 8 000 $ |
| Итого расходы | 48 000 $ |
| Оплачиваемые часы команды | 1 600 |
| Себестоимость часа | 48 000 / 1 600 = 30 $ |
Если загрузка упадёт и оплачиваемых часов станет 1 200, себестоимость вырастет до 48 000 / 1 200 = 40 $. При рейте 40 $ агентство работает в ноль.
Как считать маржу по проектам
Маржа проекта - выручка проекта минус часы, потраченные на него, по себестоимости.
Маржа = выручка - (фактические часы × себестоимость часа)
Эффективный рейт = выручка / фактические часы
Эффективный рейт особенно важен на фиксе.
Пример: фикс 30 000 $, команда потратила 800 часов. Эффективный рейт 30 000 / 800 = 37,5 $.
При себестоимости 30 $ маржа 30 000 - 800 × 30 = 6 000 $. Если бы ушло 1 000 часов, маржа была бы 0.
- Считайте маржу по каждому проекту и по каждому клиенту.
- Сравнивайте оценку с фактом по часам после каждого закрытого проекта.
- Ищите повторяющиеся причины перерасхода: интеграции, правки после демо, тестирование.
Как это использовать в оценке: стоимость разработки ПО и фикс или T&M.
Как вести дебиторку и платёжный календарь
Дебиторка - список счетов, которые клиенты ещё не оплатили, с датой, когда оплата должна была прийти. Платёжный календарь показывает будущие поступления и платежи по неделям.
- Выгрузите все выставленные и неоплаченные счета.
- Для каждого укажите дату оплаты по договору и число дней просрочки.
- Перенесите ожидаемые поступления в платёжный календарь с датой, когда деньги реально придут.
- Добавьте все платежи: зарплаты, подрядчики, налоги, аренда.
- Смотрите на остаток на конец каждой недели.
Как вести учёт, если компании в нескольких странах
Агентство, которое работает из-за рубежа, часто держит несколько юрлиц: старую компанию в РФ, новую в Польше или Грузии, иногда ещё одну для западных клиентов. Бухгалтерия каждой страны видит только свою часть.
Управленческий учёт сводит их в одну таблицу:
- все поступления и платежи переводите в одну валюту учёта по курсу на дату операции;
- платежи между своими компаниями помечайте отдельно и исключайте из выручки и расходов;
- маржу считайте по проекту целиком, независимо от того, через какую компанию прошли деньги;
- для каждого проекта отмечайте, на какой компании лежат права на код.
Как внедрить управленческий учёт за неделю
- День 1. Убедитесь, что все пишут часы в трекер с привязкой к проекту, включая пресейл и внутренние задачи.
- День 2. Соберите в таблицу все расходы за последние три месяца: люди, подрядчики, накладные.
- День 3. Посчитайте загрузку по каждому человеку и себестоимость часа.
- День 4. Посчитайте маржу по каждому проекту за три месяца.
- День 5. Соберите дебиторку и платёжный календарь на три месяца вперёд.
Дальше достаточно обновлять отчёты раз в неделю и раз в месяц по таблице выше.
Что управленческий учёт обычно не видит
Отчёты выше считают часы и деньги. Один актив агентства в них не попадает: код, который команда написала для себя или оставила за агентством по договорам.
- Внутренние библиотеки и админки списываются как время команды и в учёте выглядят расходом.
- Модули, права на которые остались у агентства, можно продавать повторно или лицензировать.
- Это выручка без новых часов, и она не снижает загрузку команды.