Die Abnahme ist der Moment, in dem der Kunde die Software als im Wesentlichen vertragsgemäß anerkennt. Im deutschen Werkvertragsrecht hängt daran fast alles: Die Vergütung wird fällig (§ 641 Abs. 1 BGB), die Gefahr geht auf den Kunden über (§ 644 Abs. 1 BGB), und die Verjährung der Mängelansprüche beginnt (§ 634a Abs. 2 BGB).
Der Kunde ist zur Abnahme verpflichtet, wenn das Werk vertragsgemäß hergestellt ist (§ 640 Abs. 1 BGB). Für deine Agentur ist die Abnahme deshalb ein Meilenstein, den du planst wie ein Release: mit Datum, Testfällen und Protokoll.
Was bewirkt die Abnahme?
| Folge | Vor der Abnahme | Nach der Abnahme |
|---|---|---|
| Vergütung | Nicht fällig, nur Abschläge (§ 632a BGB) | Fällig (§ 641 Abs. 1 BGB) und zu verzinsen (§ 641 Abs. 4 BGB) |
| Gefahr | Bei dir (§ 644 Abs. 1 BGB) | Beim Kunden |
| Beweislast für vertragsgemäße Leistung | Bei dir (§ 632a Abs. 1 Satz 3 BGB) | Für Mängel beim Kunden |
| Verjährung der Mängelansprüche | Läuft nicht | Beginnt (§ 634a Abs. 2 BGB) |
| Bekannte Mängel | Rechte bleiben | Nur mit Vorbehalt bei der Abnahme (§ 640 Abs. 3 BGB) |
Ohne Abnahme bleibt die Schlussrechnung offen, egal wie lange die Software schon läuft. Deshalb lohnt es sich, den Weg zur Abnahme schon im Vertrag festzulegen.
Wann darf der Kunde die Abnahme verweigern?
Nur wegen wesentlicher Mängel. Unwesentliche Mängel berechtigen nicht zur Verweigerung (§ 640 Abs. 1 Satz 2 BGB). Ob ein Mangel wesentlich ist, hängt am Vertrag. Deshalb helfen klare Fehlerklassen im Pflichtenheft:
- Klasse 1, kritisch: Kernfunktion fällt aus, keine Umgehung. Blockiert die Abnahme.
- Klasse 2, schwer: Funktion eingeschränkt, Umgehung möglich. Abnahme mit Frist zur Behebung.
- Klasse 3, leicht: Kosmetik, Texte, Randfälle. Keine Auswirkung auf die Abnahme.
Mit so einer Liste wird aus „das gefällt uns noch nicht“ eine prüfbare Frage. Was das Pflichtenheft sonst enthalten muss, steht in Lastenheft und Pflichtenheft.
Was tun, wenn der Kunde die Abnahme verzögert?
Kunden zögern die Abnahme hinaus, wenn das Budget knapp wird oder intern noch Wünsche auftauchen. Dagegen hilft die fiktive Abnahme nach § 640 Abs. 2 BGB:
- Die Software ist fertiggestellt.
- Du forderst den Kunden schriftlich zur Abnahme auf und setzt eine angemessene Frist.
- Verweigert der Kunde die Abnahme in dieser Frist nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt sie als erklärt.
Nennt der Kunde einen Mangel, ist die Fiktion vom Tisch. Dann geht es darum, ob der Mangel wesentlich ist. Bei Verbrauchern greift die Fiktion nur, wenn du den Kunden zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hingewiesen hast.
Was gehört in ein Abnahmeprotokoll?
Das Protokoll ist dein Beweis. Es sollte enthalten:
- Projekt, Vertrag, abgenommene Version oder Commit,
- Datum und Teilnehmer,
- die durchlaufenen Testfälle mit Ergebnis,
- die offenen Mängel mit Fehlerklasse und Frist,
- die Erklärung „abgenommen“ oder „abgenommen unter Vorbehalt der genannten Mängel“,
- Unterschriften oder eine eindeutige Bestätigung per E-Mail.
Bekannte Mängel muss der Kunde sich bei der Abnahme vorbehalten, sonst verliert er die Rechte auf Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung (§ 640 Abs. 3 BGB). Schadensersatz bleibt ihm.
Wie lange haftest du nach der Abnahme?
Die Verjährung der Mängelansprüche beginnt mit der Abnahme. Welche Frist gilt, regelt § 634a Abs. 1 BGB:
| Fall | Frist | Beginn |
|---|---|---|
| Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache (Nr. 1) | zwei Jahre | Abnahme (§ 634a Abs. 2 BGB) |
| Übrige Werke (Nr. 3) | Regelmäßige Frist, drei Jahre (§ 195 BGB) | Ende des Jahres der Kenntnis (§ 199 Abs. 1 BGB) |
| Arglistig verschwiegener Mangel | Regelmäßige Frist (§ 634a Abs. 3 BGB) | Ende des Jahres der Kenntnis |
Ob Individualsoftware unter Nr. 1 oder Nr. 3 fällt, hängt davon ab, ob man sie als Sache behandelt. Regle die Frist deshalb ausdrücklich im Vertrag.
Wie hilft die Abnahme deiner Liquidität?
Wer das ganze Projekt bis zur Endabnahme vorfinanziert, trägt monatelang Gehälter ohne Einnahmen. Zwei Werkzeuge helfen:
- Teilabnahmen. Ist das Werk in Teilen abzunehmen und die Vergütung für jeden Teil bestimmt, wird sie mit der Abnahme des jeweiligen Teils fällig (§ 641 Abs. 1 Satz 2 BGB).
- Abschläge. Auch ohne Vereinbarung kannst du Abschläge in Höhe des Werts der erbrachten Leistung verlangen (§ 632a Abs. 1 BGB). Du musst die Leistung nachvollziehbar aufstellen.
Wie du die Zahlungseingänge daraus planst, steht in Liquiditätsplanung für Agenturen. Welcher Vertragstyp überhaupt eine Abnahme kennt, steht in Werkvertrag oder Dienstvertrag.
Was hat die Abnahme mit den Rechten am Code zu tun?
Viele Verträge koppeln die Einräumung der Nutzungsrechte an die Abnahme oder an die vollständige Zahlung. Das ist dein Druckmittel: Bis zur Zahlung hat der Kunde dann nur ein vorläufiges Recht, die Software zu testen.
Wie du das formulierst, steht in Nutzungsrechte an Software. Was diese Bausteine wert sind, steht in Was ist Code wert?.