Czy fakturę dla klienta z Niemiec wystawiam w KSeF?

Tak. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT obejmuje też faktury dla zagranicznych nabywców. Klientowi bez siedziby w Polsce udostępniasz fakturę w sposób z nim uzgodniony (art. 106gb ust. 4), oznaczoną kodem, który pozwala ją sprawdzić w KSeF (art. 106gb ust. 5).

Jak przekazać fakturę z KSeF klientowi zagranicznemu?

W sposób z nim uzgodniony, na przykład jako PDF mailem albo przez portal klienta. Wizualizacja musi mieć kod umożliwiający dostęp do faktury w KSeF i weryfikację jej danych. Sposób przekazania zapisz w umowie.

Czy faktura z odwrotnym obciążeniem w KSeF jest bez VAT?

Przy usługach dla firmy z innego państwa UE miejscem świadczenia jest zwykle kraj nabywcy (art. 28b ustawy o VAT), a faktura ma adnotację „odwrotne obciążenie” (art. 106e ust. 1 pkt 18). Jeśli taka faktura powstanie poza KSeF wbrew obowiązkowi, kara liczy się od kwoty należności ogółem.

Czy programiści na B2B muszą wystawiać faktury w KSeF?

Tak, jeśli są podatnikami VAT z siedzibą w Polsce. W okresie przejściowym mniejsi podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich miesięczna suma brutto nie przekracza limitu podanego przez Ministerstwo Finansów.

KSeF w software housie: faktury dla klientów z zagranicy, faktury od programistów na B2B

Software house wystawia w KSeF wszystkie faktury, także dla klientów z Niemiec, Szwecji czy USA. Obowiązek z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT nie wyłącza zagranicznych nabywców.

Klient bez siedziby w Polsce nie odbiera faktury w KSeF. Udostępniasz mu ją w uzgodniony sposób, oznaczoną kodem, który pozwala sprawdzić ją w systemie (art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy o VAT).

Obowiązek działa od 1 lutego 2026 r. dla największych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Kary za fakturę wystawioną poza KSeF obowiązują od 1 stycznia 2027 r.. Przy eksporcie usług, gdzie faktura zwykle nie ma polskiego VAT, liczą się od kwoty należności ogółem.

Od kiedy software house musi wystawiać faktury w KSeF?

Kto	Od kiedy
Firmy ze sprzedażą powyżej progu: 200 mln zł sprzedaży (z VAT) w 2024 r.	1 lutego 2026 r.
Pozostali podatnicy	1 kwietnia 2026 r.
Odbiór faktur przez KSeF	Wszyscy od 1 lutego 2026 r.

Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich suma brutto nie przekracza 10 000 zł miesięcznie. Software house z kilkoma klientami przekroczy ten limit pierwszą fakturą w miesiącu. Źródło: portal Ministerstwa Finansów ksef.podatki.gov.pl.

Jak wystawić fakturę w KSeF dla klienta z zagranicy?

Ustal miejsce świadczenia. Przy usługach dla firmy jest nim zwykle kraj, w którym klient ma siedzibę (art. 28b ust. 1 ustawy o VAT). Polskiego VAT wtedy nie naliczasz.
Wystaw fakturę w KSeF. Z adnotacją „odwrotne obciążenie”, jeśli podatek rozlicza nabywca (art. 106e ust. 1 pkt 18).
Pobierz numer KSeF i wizualizację z kodem. Kod musi umożliwiać dostęp do faktury w KSeF i weryfikację jej danych (art. 106gb ust. 5).
Przekaż fakturę klientowi w uzgodniony sposób: PDF mailem, portal dostawców, system zakupowy klienta (art. 106gb ust. 4 pkt 1-2).
Wykaż usługę w informacji podsumowującej, jeśli klient jest z innego państwa UE i to on rozlicza VAT (art. 100 ust. 1 pkt 4).

Jakie kary grożą za fakturę poza KSeF?

Od 1 stycznia 2027 r. naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę za fakturę wystawioną poza KSeF wbrew obowiązkowi (art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT):

Faktura	Kara
Z wykazanym VAT	do 100% kwoty VAT z faktury
Bez wykazanego VAT, na przykład z odwrotnym obciążeniem	do 18,7% kwoty należności ogółem

Dla software house’u, który sprzedaje głównie za granicę, ważny jest drugi wiersz. Kara za fakturę eksportową bez VAT, wystawioną po staremu jako PDF, liczy się od całej kwoty należności, więc przy dużych kontraktach zagranicznych szybko rośnie.

Co z fakturami od programistów na B2B?

Programista na B2B z siedzibą w Polsce, także zwolniony z VAT, wystawia faktury w KSeF tak jak każda firma. Ty odbierasz je w systemie. Kilka spraw do ustalenia:

Uprawnienia. Kto w firmie ma dostęp do KSeF i może pobierać faktury zakupowe.
Obieg akceptacji. Timesheet zwykle nie trafia do faktury w KSeF. Ustal, jak programista dostarcza raport godzin i protokół przekazania kodu.
Protokół przekazania praw. Jeśli przeniesienie praw do kodu wiążesz z fakturą za dany okres, protokół z listą repozytoriów musi trafić do ciebie osobno. Zobacz umowa B2B z programistą.
Okres przejściowy. Programista z małą sprzedażą może do 31 grudnia 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF w granicach limitu miesięcznego.

Jak przygotować software house na KSeF?

Nadaj uprawnienia w KSeF osobom z księgowości i zarządu.
Sprawdź, czy system do fakturowania wysyła faktury do KSeF i generuje wizualizacje z kodem.
Opisz proces dla klientów zagranicznych: kto wystawia, kto wysyła PDF, na jaki adres.
Zaktualizuj umowy z klientami o sposób doręczania faktur.
Ustal obieg faktur zakupowych od zespołu na B2B, z timesheetami i protokołami.

Co KSeF znaczy dla kodu, który twoja firma ma?

Jeśli budowałeś integracje z KSeF dla klientów albo dla siebie, masz kod, którego potrzebuje każda polska firma z własnym systemem: klient API, mapowanie danych na schemat faktury, obsługa błędów, generowanie wizualizacji z kodem. Taki moduł, do którego twoja firma ma prawa, możesz licencjonować kolejnym klientom.

Warunki:

umowy z klientami, dla których go budowałeś, nie przeniosły na nich praw do całości,
programiści na B2B przenieśli prawa do swojego kodu na firmę na piśmie.

Dochód z licencji na program wytworzony przez firmę w pracach badawczo-rozwojowych może też podlegać IP Box. Jak to sprawdzić i jak licencjonować, opisujemy na stronie licencja na oprogramowanie. Ile taki moduł może być wart, sprawdzisz na stronie ile jest wart kod źródłowy.